notre guide pour survivre en réunion

Les réunions, trop souvent chronophages et parfois coûteuses, sont pourtant utiles pour rassembler les équipes et prendre des décisions. Selon les études menées sur le terrain et en laboratoire, elles ne seraient pas le signe d’une mauvaise organisation de l’entreprise et il serait illusoire de vouloir les éradiquer. En revanche, des solutions existent pour les améliorer. Voici les conseils de deux éminents spécialistes.

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Les recommandations d’Elon Musk, patron de Tesla

Pour des réunions plus productives, le milliardaire américain énonce six principes :

1. Évitez les grandes réunions. Elles découragent le débat. Les gens sont plus réservés qu’ouverts.

2. Quittez une réunion si vous n’y contribuez pas. Votre présence est inutile. Il n’est pas impoli de quitter une réunion. Mais c’est impoli de faire perdre du temps aux gens.

3. Oubliez la chaîne hiérarchique. Communiquez directement avec vos collègues. Pas par l’intermédiaire des superviseurs ou des managers. Les communicateurs rapides prennent des décisions rapides. Décisions rapides = avantage concurrentiel.

4. Soyez clair, pas intelligent. Évitez les mots absurdes et le jargon technique. Ils ralentissent la communication. Choisissez des mots concis, précis, faciles à comprendre.

5. Renoncez aux réunions régulières. Envoyez plutôt des SMS ou des e-mails. Utilisez les réunions pour : collaborer, attaquer les problèmes de front, résoudre les problèmes urgents.

6. Faites preuve de bon sens : si une règle de l’entreprise ne contribue pas au progrès, ne s’applique pas à votre situation, évitez de la suivre les yeux fermés. Ne suivez pas la règle, mais les objectifs de la société.

Les conseils de Steven Robergelberg*, expert en management

1. Préparer une réunion

– N’organiser une réunion que lorsque cela est vraiment nécessaire. Les leaders doivent annuler la réunion si le sujet a déjà été abordé, si l’objet de la réunion peut être résolu autrement (exemple, par mail) et si les personnes nécessaires sont absentes.

– Inviter les personnes indispensables pour la réunion et celle dont la présence contribue à son développement professionnel.

– Recueillir les contributions des participants avant la réunion, afin de les inclure dans le processus.

– Fournir l’ordre du jour à l’avance, classer les points par ordre de priorité et fixer une durée.

– Trouver un environnement et user de tactiques nouvelles (réunion debout, en marchant). Trouver un espace en dehors de la salle de réunion habituelle.

2. Mener une réunion

– Distribuer des rôles à chacun des participants, le tout fondé sur la rotation des responsabilités.

– Faire en sorte que les participants soient à l’heure, en empêchant les retardataires d’entrer dans la salle ou en leur parlant après la réunion.

– Exploiter la technologie pour inclure les employés nécessaires, même s’ils ne sont pas physiquement présents.

– Ne pas autoriser l’usage des appareils électroniques personnels. Les laisser dans une boîte avant d’entrer dans la salle ou les éteindre.

– Commencer la réunion en utilisant des techniques de pleine conscience [en étant attentif à tout ce qui est éprouvé dans l’instant présent, NDLR], même si ce n’est que pour trois minutes.

– Demandez aux participants comment ils se portent. Montrez-leur que vous avez un intérêt pour leur bien-être.

– Commencer la réunion en brisant la glace. Demander quel est le meilleur film du moment peut favoriser la créativité. Aider les participants furieux d’être en réunion à rompre avec ce qu’ils faisaient en leur offrant des snacks ou en mettant de la musique. Des gens de bonne humeur sont plus engagés et plus susceptibles d’intégrer les informations.

– Faire preuve de reconnaissance pour les contributions des participants.

– Afficher à l’écran un calculateur de coût pour déterminer la nécessité de la réunion.

– Encourager la participation. User de techniques comme les jeux de rôle. Limiter le nombre de slide dans une présentation PowerPoint.

– Apporter des objets antistress (pâte à modeler, balle) et des outils pour améliorer la concentration (carnet pour gribouiller).

– Prévoir de courtes pauses pour aller aux toilettes, boire, utiliser son smartphone.

– Utiliser l’humour pour rendre la réunion plus vivante et casser les tensions.

– Développer un ordre du jour fait de questions plutôt que de déclarations.

– Utiliser les technologies (écran partagé, partage de documents) pour permettre aux participants de prendre des notes et de réagir en temps réel.

– Pour que les personnes restent concentrées et prêtes à participer, distribuer de façon aléatoire la prise de parole des participants via une application.

– Demander l’avis de ceux qui ne se sentent pas à l’aise ou qui peuvent être éclipsés par d’autres participants.

– Jouer ou encourager les participants à se faire l’avocat du diable dans certaines discussions. Créer un environnement favorable pour l’expression d’opinions opposées.

– Réorienter avec tact, en les gardant de côté pour d’autres réunions, les conversations hors sujet ou autrement stériles.

– Respecter la limite de temps prévue, si possible. Attribuer des temps de parole pour les points de l’ordre du jour si les participants ont tendance à se laisser emporter et à s’attarder sur les moindres détails.

– Reconnaître les contributions au-delà de celle du leader.

– Tout au long de la réunion, recueillir les contributions et voter des idées pour avancer le plus efficacement possible, en utilisant la technologie Clickers, qui permet d’interagir de manière anonyme.

3. Clore une réunion

– Terminer la réunion dans les temps et ne pas garder les participants au-delà du temps défini dans l’invitation de la réunion.

– Mettre un terme aux réunions une fois que tous les points de l’ordre du jour ont été discutés. Ne pas essayer de combler le temps restant avec d’autres questions.

– Distribuer les tâches afin que chacun soit satisfait. Veiller que chacun ait bien compris de quoi il est responsable et les attentes qui en découlent.

– Faire un résumé de la réunion pour permettre aux participants d’y réfléchir.

– Terminer la réunion sur une note positive, en offrant par exemple un déjeuner aux participants afin de poursuivre la discussion.

4. Évaluer l’expérience d’une réunion

Des outils le permettent, comme Roti (« Return On Time Invested », « Retour sur le temps investi ») : une application d’évaluation qui fournit une appréciation sur la valeur ou l’utilité perçue par les participants, au regard du temps investi. Ou encore le Meeting Cost Calculator (disponible uniquement en dollar et en anglais) : à partir de la durée de la réunion, du nombre de participants et du montant de leur salaire, il calcule une estimation du coût de la réunion. Enfin, le réuniomètre, en euros et en français, en version Web uniquement.

5. Organiser une réunion

– Réduire leur longueur et leur fréquence si possible. Les réunions de plus deux heures trente exposent au risque d’inhalation de dioxyde de carbone, un gaz qui, présent en forte quantité dans le sang, rend anxieux et altère les fonctions cognitives.

– Instaurer une politique des retards à tous les échelons de l’organisation, applicable uniformément sans distinction hiérarchique.

– Fixer un jour et une heure spécifiques pour les réunions ou pour l’absence de réunions.

– Définir et faire respecter ce qui est considéré comme une réunion de taille appropriée. Dans une réunion décisionnelle de sept membres, l’inclusion d’une nouvelle personne réduit de 10 % les chances de parvenir à une décision.

– Pour réduire les spectateurs sans créer de sentiment d’exclusion, plusieurs techniques existent : diviser les points de l’ordre du jour, ce qui permet d’organiser deux réunions plus courtes ; faire entrer les personnes à un certain moment et pour un certain temps ; collecter en amont les contributions des auxiliaires qui seront présentées lors de la réunion.

– Planifier des « durées insolites », 50 ou 48 minutes, plutôt que les traditionnelles 60 minutes. Cela attire l’attention, fait monter le stress, bon pour la performance, et permet de faire des pauses.

– Tous les membres de l’organisation doivent être conscients et comprendre les attentes des réunions. Les règles et les attentes doivent être affichées sur la porte où se tient la réunion.

– Fournir une formation appropriée aux personnes qui occupent des postes de direction ou pas.

– Fournir aux participants un solide retour d’expérience sur la tenue de la réunion. Recueillir les réactions d’observateurs extérieurs. Enregistrer les réunions et utiliser ces informations pour la formation des leaders.

– Encourager le leader à être innovant et à essayer de nouvelles pratiques de réunion afin d’en faire de nouvelles opportunités d’apprentissage. Exemple : remplacer le brainstorming par un brainwriting (ou écriture cérébrale) pour susciter des idées et les hiérarchiser, avant de les partager en réunion, puis de voter ou en discuter. Cette pratique silencieuse génère plus d’idées, et de meilleure qualité, que lorsque les participants interagissent entre eux.

* Steven Rogelberg est spécialiste mondial de la science des réunions, également consultant pour des compagnies comme Google, Facebook, Cisco ou pour les Nations unies.

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