UNICEF Guinée lance un appel d’offres pour « fournitures de bureau pour l’ensemble du système des Nations unies »

ANNEXE I. INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

Les instructions aux soumissionnaires sont des informations préliminaires qui seront examinées et constituent les conditions obligatoires à respecter pour passer à l’évaluation des conditions financières ou analyse des couts.

Les soumissionnaires prendront en compte les informations suivantes pour établir leur offre financière :

1. Confirmation de reception

La signature et la remise de la confirmation de réception d’une copie du Contrat émis par l’UNICEF ou le fait de commencer les travaux définis dans le Contrat constitueront la confirmation d’un arrangement liant l’UNICEF et le prestataire.

2. Date de livraison

La Date de Livraison est celle où la prestation définie par le Contrat est livrée au lieu indiqué dans les termes du Contrat.

3. Modalités de paiement

• A moins d’autres conditions stipulées dans le Contrat, le paiement sera effectué par l’UNICEF au plus tard 30 jours après la présentation de la facture du prestataire, après que la prestation ait été validée conforme au Contrat par l’UNICEF.
• Le paiement effectué suivant la facture mentionnée ci-dessus reflètera toute ristourne prévue selon les termes de paiement, sous réserve que le paiement soit effectué dans le délai prévu par les termes de paiement définis dans le Contrat.
• Les prix indiqués dans le Contrat ne pourront être augmentés à moins d’un accord de l’UNICEF

4. Limites de l’Engagement Financier

Aucune augmentation de l’engagement financier de l’UNICEF ou des coûts de prestation pouvant résulter de changements dans la conception, les modifications ou l’interprétation des termes de référence ne sera autorisée ou payée au prestataire sauf accord de l’autorité contractante au moyen d’un amendement du Contrat avant l’inclusion de ces modifications dans la prestation.

5. Exemption de Taxes

La Section 7 de la Convention sur les Immunités et Privilèges des Nations Unies stipule, inter alia, que l’Organisation des Nations Unies, y compris ses organes subsidiaires, bénéficie de l’exonération de toutes taxes directes et de toutes redevances douanières concernant l’importation et l’exportation d’articles destinés à son usage officiel. Par conséquent, le prestataire autorise l’UNICEF à déduire de sa facture tout montant correspondant aux droits et taxes qui auraient été facturés à l’UNICEF par le prestataire. Le paiement du montant de la facture rectifiée dans ce sens représentera le paiement intégral par l’UNICEF. En cas de refus par une autorité fiscale de reconnaître l’exonération de taxes par les Nations Unies, le prestataire consultera immédiatement l’UNICEF pour décider d’une procédure acceptable pour les deux parties.

Par conséquent, le prestataire autorise l’UNICEF à déduire de la facture tout montant représentant des taxes, droits ou charges fiscales à moins d’une consultation préalable de l’UNICEF avant le paiement de la facture, à moins que l’UNICEF ait spécifiquement autorisé le prestataire à régler ces taxes, droits ou charges contestées. Auquel cas le prestataire soumettra à l’UNICEF la preuve écrite du paiement des taxes, droits ou charges dûment autorisées.

6. Statut Légal

Le prestataire sera considéré comme ayant le statut légal de prestataire indépendant vis-à-vis de l’UNICEF. Le personnel et ses sous contractants ne seront, en aucun cas, considérés comme employés ou agents de l’UNICEF.

7. Responsabilité du prestataire vis-à-vis de ses employés

Le prestataire assumera la responsabilité de la compétence professionnelle et technique de ses employés et sélectionnera, pour la réalisation de la prestation faisant l’objet du Contrat, des individus de confiance pouvant assurer la bonne exécution du contrat, respecter les coutumes locales et se conformer à un devoir de conduite morale et éthique de haut niveau.

8. Indemnisation

Le prestataire sera tenu, à ses frais, d’indemniser, protéger et défendre l’UNICEF, ses cadres, agents, personnel et employés contre tous procès, plaintes, requêtes ou responsabilités de toute nature, y compris les coûts et dépenses résultant d’actions ou omissions du prestataire, de ses employés ou sous-traitants, dans l’exécution du Contrat. La présente réserve s’étendra, inter alia, à toutes plaintes et responsabilités concernant la compensation des ouvriers, la responsabilité concernant la qualité de la prestation ainsi que toute responsabilité dans l’utilisation d’inventions, de matériels patentés, d’articles brevetés et toute autre propriété intellectuelle par le prestataire, ses employés, responsables, agents, travailleurs ou sous-traitants. Les obligations couvertes par le présent Article ne sont pas annulées à la fin du contrat.

9. Assurances et obligations envers de tierces personnes.

• Le prestataire sera tenu d’assurer et de maintenir une couverture d’assurance contre tous les risques couvrant les biens et équipements destinés à l’exécution de ce Contrat.
• Le prestataire fournira et maintiendra une obligation d’assurance de compensation et de responsabilité envers ses employés pour la couverture de demandes de dommages et intérêts pour décès, blessures corporelles ou dommages de biens, résultant de l’exécution de ce Contrat. Le prestataire justifiera également une assurance en responsabilité envers ses sous-traitants.
• Le prestataire sera également tenu de fournir et de maintenir une assurance en responsabilité d’un montant adéquat pour couvrir les demandes de dommages de la part de tiers pour cause de décès, blessure corporelle ou dommages de biens résultant en relation avec l’exécution de ce Contrat ou en raison d’utilisation de véhicules, bateaux, avions ou tout autre équipement appartenant ou loués par le prestataire ou par ses agents, employés ou sous-traitants chargés d’exécuter des travaux ou services dans le cadre du Contrat.
• A l’exception de l’assurance d’indemnisation des ouvriers, les polices d’assurance sous le présent Article :
• Incluront l’UNICEF en qualité d’assuré additionnel ;
• Stipuleront une clause de renonciation de subrogation des droits du prestataire par l’assuré contre l’UNICEF
• Stipuleront un préavis par écrit de trente (30) jours qui devra être appliqué pour toute annulation ou modification de la couverture d’assurance.

10. Les Sources d ‘instructions

Le prestataire ne recherchera ni n’acceptera, en aucun cas, des instructions émanant d’une autorité autre que l’UNICEF, pour l’exécution de ses engagements contractuels. Le prestataire n’entreprendra aucune action pouvant porter préjudice à l’UNICEF ou aux Nations Unies et accomplira dûment ses engagements dans le meilleur intérêt de l’UNICEF.

11. Gages, nantissements, privileges

Le prestataire ne pourra pas et ne permettra à qui que ce soit que des gages, privilèges et/ou nantissements soient placés ou garder dans des dossiers d’organismes publics ou dans un dossier avec l’UNICEF sur les montants dus ou qui seraient dus dans le cadre de ce contrat, ni à la suite toute autres réclamations ou requêtes contre le prestataire.

12. Propriété des équipements

Les équipements et fournitures fournis par l’UNICEF demeurent propriété de l’UNICEF et seront restitués à l’UNICEF à la fin de ce Contrat ou lorsque leur utilisation n’est plus requise par le prestataire. Ces équipements seront restitués à l’UNICEF dans le même état de leur remise au prestataire, sous réserve des usures normales.

13. Droits, Modèles et autres Droits de Propriété

L’UNICEF détiendra la propriété intellectuelle et autres droits de propriété y compris, sans que cela ne soit limitatif, les patentes, droits de propriété et marques, pour tous les documents et autres matériels directement liés, préparés ou collectés pour et durant l’exécution de ce Contrat. A la demande de l’UNICEF, le prestataire veillera à prendre toutes les actions nécessaires, produire les documents requis et assister d’une manière générale au respect de ces droits de propriété et les remettre à l’UNICEF, en conformité avec les lois en vigueur.

14. Nature confidentielle des documents

• tous dessins, cartes, photographies, mosaïques, plans, rapports, recommandations, devis, documents et autres données collectées ou reçus par le prestataire dans le cadre du Contrat resteront propriété de l’UNICEF , considérés confidentiels et remis aux seuls responsables autorisés de l’UNICEF à la fin de la prestation couverte par le Contrat.
• Le prestataire pourra communiquera en aucune manière ni à tout moment au gouvernement ou toute autre autorité extérieure à l’UNICEF, des informations qu’il aura recueillies dans le cadre de son association avec l’UNICEF si elles ne sont pas du domaine public, sauf autorisation de l’UNICEF. Le prestataire ne pourra utiliser lesdites informations à son avantage personnel. Ces obligations demeurent valides au-delà de la fin de ce contrat avec l’UNICEF.

15. Force Majeure ; autres modifications dans les conditions

• Dans l’éventualité de cas constituant force majeure, de changements ou immédiatement après leur occurrence, le prestataire en informera l’UNICEF d’une manière détaillée et par écrit lorsque ces cas ou changements constituent un obstacle à la bonne exécution des obligations et responsabilités du prestataire dans le cadre du Contrat. Le prestataire informera également l’UNICEF de tous changements dans les conditions ou évènements qui interfèrent ou menacent les opérations du prestataire dans le cadre du Contrat. A réception de l’information sous cet article, UNICEF prendra, à sa seule discrétion, les mesures adéquates ou nécessaires dans ces circonstances, y compris une prolongation raisonnable du délai accordé au prestataire pour la réalisation de ses obligations dans le cadre du Contrat.
• Si le prestataire est dans l’incapacité permanente, totale ou partielle d’assumer les obligations et responsabilités stipulées par le Contrat en raison d’une force majeure, l’UNICEF aura le droit de suspendre ou de résilier ce Contrat conformément aux mêmes termes et conditions de l’article 16 « Résiliation », à l’exception d’une période de préavis de sept (7) jours au lieu de trente (30) jours.
• Le terme Force Majeure est utilisé dans cet Article pour qualifier les catastrophes naturelles, conflits (déclarés ou non), invasion, révolution, insurrection ou autres actes de nature ou force similaires.

16. Résiliation

A défaut par le prestataire de livrer partie ou totalité des produits dans les délais prescris dans le Contrat, de nonrespect des termes, conditions ou obligations du Contrat, de banqueroute, liquidation ou insolvabilité, ou lorsque le prestataire est assigné à cession à ses créanciers ou dans le cas de nomination d’un administrateur judiciaire pour insolvabilité du prestataire, l’UNICEF peut, sans préjudice de tout autre droit ou action pouvant être appliqués conformément aux termes et conditions, résilier tout ou partie du contrat sous préavis de trente (30) jours.

L’UNICEF se réserve le droit de résilier le contrat sans justification et à tout moment, sous préavis par écrit de trente (30) jours adressé au prestataire, auquel cas UNICEF remboursera au prestataire les coûts d’un montant raisonnable qui auront été engagés par le prestataire jusqu’ au moment de réception du préavis de résiliation.

En cas de résiliation du contrat, l’UNICEF ne paiera au prestataire que les travaux et services effectués de manière satisfaisante conformément aux termes du Contrat.

A partir de la date du préavis, le prestataire ne pourra plus prétendre à des paiements supplémentaires mais restera responsable vis à vis de l’UNICEF de toute perte ou dommage raisonnables encourus par l’UNICEF en raison de la défaillance. Le prestataire ne sera pas tenu responsable de toute perte ou dommage encourus dans le cadre du Contrat si la défaillance dans l’exécution du Contrat est causée par un cas de force majeure. A la résiliation du contrat, l’UNICEF peut demander au prestataire de livrer les tâches qui auraient été complétées, validées mais non livrées jusqu’ à la date de notification, ainsi que tous matériels ou procédé d’opération spécifiquement relié à ce Contrat. Sous réserve de déductions réclamées par l’UNICEF en relation avec le contrat ou sa résiliation, l’UNICEF paiera la valeur des prestations qui auront été effectuées de manière satisfaisante.

Les procédures d’arbitrage énoncées dans l’article 22 “règlement de litiges” n’ont pas valeur de résiliation du Contrat.

17. Sous-traitance

Tout appel aux services de sous-traitants par le prestataire devra faire l’objet d’une revue et autorisation préalables de l’UNICEF. Cette autorisation ne relèvera pas le prestataire de ses obligations dans le cadre de ce Contrat. Les termes de toute sous-traitance devront être en relation et en conformité avec les provisions du Contrat.

18. Cession et insolvabilité

Sauf autorisation écrite de l’UNICEF, le prestataire ne pourra céder, transférer, gager ou effectuer d’autres actions de cession de tout ou partie des droits et obligations du prestataire dans le cadre du Contrat. En cas d’insolvabilité ou de modification de l’autorité du prestataire pour cause d’insolvabilité, l’UNICEF peut, sans préjudice d’autres droits ou actions, résilier le Contrat par notification écrite.

19. Utilisation des dénominations et emblèmes NATIONS UNIES et UNICEF :

Le prestataire n’est pas autorisé, en aucune manière, à utiliser la dénomination, l’emblème ou le cachet officiels des Nations Unies ou de l’UNICEF, ni toute abréviation de dénominations.

20. Implication de membres du personnel

Le prestataire se porte garant qu’aucun membre du personnel de l’UNICEF ou des Nations Unies n’aura reçu ou recevra du prestataire des avantages directs ou indirects en relation avec ce Contrat. Le prestataire admet que la violation de cette disposition constitue une violation d’un terme majeur du Contrat.

21. Interdiction de publicité

Sauf autorisation spécifique de l’UNICEF, le prestataire ne pourra utiliser le nom de l’UNICEF aux fins de publicité ni divulguer la fourniture de biens ou services à l’UNICEF sans autorisation expresse de celle-ci.

22. Règlement de litiges Règlement à l’amiable

Les parties s’efforceront de résoudre à l’amiable tout différent, controverse ou réclamation concernant ce Contrat ou toute violation, résiliation ou invalidité de celui-ci. Le règlement à l’amiable, en conciliation entre les deux parties, s’appliquera suivant les règles de conciliation de l’UNCITRAL ou par toute autre procédure convenue entre les deux parties. Arbitrage

A moins d’un règlement à l’amiable, conformément à l’article ci-dessus dans un délai de soixante (60) jours après la réception par l’une ou l’autre des parties d’une demande de règlement à l’amiable, tout litige, controverse ou réclamation survenant dans le cadre du Contrat, entre les deux parties, concernant la violation, la résiliation ou l’invalidité du Contrat, seront soumis à arbitrage selon les règles d’arbitrage de la CNUDCI. La décision d’attribution de dommages ne relève pas du tribunal d’arbitrage. De même, la décision de paiement d’intérêts excédant six pour cent (6%) ne relève pas du tribunal d’arbitrage, qui se limitera ainsi au plus simple. Les parties seront liées par la décision d’arbitrage qui sera considérée comme l’adjudication définitive de la controverse, réclamation ou litige concernés.

23. Immunités et privilèges

Les immunités et privilèges des Nations Unies, y compris ses organes subsidiaires, ne pourront être révoqués.

24. Travail des Enfants

L’UNICEF souscrit entièrement à la Convention sur les Droits des Enfants et attire l’attention de tous les fournisseurs potentiels sur l’Article 323 de la Convention qui exige inter alia la protection des enfants contre tout travail présentant des risques ou ayant une implication sur leur éducation ou pouvant être dangereux pour leur santé ou leur développement physique, mental, spirituel ou social.

25. Mines anti-personnel

L’UNICEF soutient l’interdiction internationale de production de mines anti-personnel. Des milliers de personnes, en majorité des femmes et des enfants, ont été tués ou blessés par des mines anti-personnel. Les mines anti-personnel représentent un sérieux obstacle au retour des personnes déplacées de leurs lieux de résidence en raison de conflits autour de leurs villages et foyers. L’UNICEF a par conséquent, décidé de ne pas se procurer des produits auprès d’entreprises qui commercialisent ou fabriquent des mines anti-personnel ou leurs composantes.

26. Autorisation de modification

Aucune modification ni changement du Contrat, aucune annulation de ses termes ni relation contractuelle additionnelle d’aucune sorte seront valables ni applicables contre l’UNICEF à moins qu’elles ne soient validées par un amendement du Contrat, signé et autorisé par l’autorité officielle de l’UNICEF.

27. Remplacement de personnel

L’UNICEF se réserve le droit de demander le remplacement d’employés du prestataire en raison de performances jugées insatisfaisantes. Après une notification par écrit, le prestataire présentera à l’étude et accord de l’UNICEF le CV des candidats appropriés dans les trois (3) jours. Le prestataire devra remplacer le personnel non satisfaisant dans un délai de sept (7) jours après la sélection par l’UNICEF.

Dans l’indisponibilité, pour quelque raison, d’un ou de plusieurs membres du personnel clés du personnel pour les prestations comprises dans le Contrat, le prestataire (i) en informera l’UNICEF au moins quatorze

(14) jours à l’avance et (ii) obtiendra l’accord de l’autorité chargée du projet avant d’effectuer le remplacement du personnel clé. Le personnel clé consiste en :

• Personnel identifié comme des personnes clés dans la proposition (au moins partenaires, directeurs, auditeurs senior), ceux qui seront responsabilisés pour une bonne exécution du contrat.
• Personnel dont les CV auront été soumis avec la proposition et,
• Individus qualifiés de personnel clé dans le Contrat

Dans sa notification au responsable du projet, le prestataire fournira des explications sur les circonstances qui justifient les remplacements proposés et soumettra, avec le plus de détails possibles, les justificatifs et qualifications du personnel de remplacement pour permettre une évaluation de l’impact sur l’engagement. L’accord de l’UNICEF pour le personnel de remplacement ne libère par le prestataire de ses responsabilités dans ses engagements dans le cadre du Contrat.

Merci de signer et de cacheter avec la mention “lu et approuve”

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Nom du Représentant de l’Entreprise Date

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Nom de l’Entreprise

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